チャットボット開発サービス「SMART Message BOT」
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会議室予約 ChatBOTソリューション 会議室予約システムと連携し、会議室運用・管理をチャットボットで自動化!

会議室予約専用
AIチャットボット

会議室予約チャットボットソリューション
チャットボット

社内の会議室を予約する際、空いている会議室を探したり、参加メンバーの空いている時間を探したりするのに非常に時間がかかっていたりしてませんか?

会議室の空き状況を設備予約システムで確認し、社員の空き時間はスケジュール管理システムで確認するなど会議室を予約するだけで10分、15分かかってしまうことが多々起こってしまいます。

ただ、最近ではグループウェアで管理している企業も増えつつあり、会議室予約と社員のスケジュール管理はグループウェアで確認することができ、楽になりつつあると言えます。

そういった中で、なぜ会議室予約をチャットボット(ChatBOT)を活用しようという企業が増えつつあるのでしょうか?その理由をご紹介します。

1. 会議室予約チャットボット(会議室予約ChatBOT)とは?

ではまずは会議室予約チャットボットとはどういったチャットボットなのかをご紹介します。

1-1. 会議室予約チャットボットの概要

社内の会議室予約システムと連携することで、会議室の空き時間を教えてくれるコンシェルジュのようなボット(BOT)が会議室予約チャットボット(ChatBOT)です。

例えば、

Aさん:「9階の会議室空いてる?」
BOT:「13時から1時間空いてます!」
Aさん:「予約しといて!」
BOT:「Aさんで13時から1時間、9階会議室を予約しました」

といった会議室の予約ができるようになります。

また、会議の5分前に会議室予約チャットボット(ChatBOT)からアラートで知らせてくれるということも可能になり、会議の忘れ防止や会議への遅刻防止に役立ちます。

会議室予約チャットボットのイメージ図

1-2. 会議室予約をチャットボットにするメリット

社内業務において、参加メンバーのスケジュールを確認しながら、会議室の予約をする時間というのは意外と無視できない状態になっている企業が多いです。
そういった中で会議室予約チャットボット(ChatBOT)を導入することで、業務効率化・作業時間の削減が実現できるというメリットがあります。
例えば毎日、会議室予約に15分以上かかっていたとして、その時間が15分短縮できたとしたらどうでしょうか?

1日30分の時間削減できた場合のシミュレーション

年間だと、なんと 3,000万円 の削減になります!
1年間でここまで大きな経費削減に

煩わしい通常業務の一部はチャットボットに置き換え!
1日30分の時間を削減するだけで、1年間でここまで大きな経費削減に!

たったの15分ですが、年間にしてみると大きな経費削減につながることがわかると思います。

1-3. AI(人工知能)を使った会議室予約

会議室の予約の登録や、5分前アラートなどをチャットボット(ChatBOT)を活用することで、かなり便利になることはわかっていただいたと思います。
それではAI(人工知能)を使った会議室予約BOT(会議室予約チャットボット)とはどういったチャットボット(ChatBOT)でしょうか?

例えば、会議室予約チャットボット(ChatBOT)にAI(人工知能)を活用することで、社員の過去の会議参加率を元に、「Aさんは〇〇定例会議にはあまり参加していない」と判断し、スケジュール調整するなど、学習機能により、より社員のスケジュール予約をカンタンに便利にすることができるようになります。

より気の利いたチャットボット(ChatBOT)になるということです。

チャットボット
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2. 会議室予約チャットボットの開発方法

会議室予約チャットボットを開発し導入するには、さまざまな検討・準備が必要です。
チャットボット導入前イメージ
これらの検討事項や課題をクリアした上で、開発を進め、導入する必要があり、
会議室予約チャットボットを導入するまでに、思った以上に時間と費用がかかったというケースが数多くあります。
そのため、会議室予約チャットボットを導入することで、どれだけ費用対効果があるのか、しっかり事前に確認する必要があります。

3. Neos 会議室予約チャットボットソリューションパッケージとは?

次に弊社の会議室予約チャットボットソリューションパッケージについてご紹介します。

3-1. 会議室予約チャットボットソリューションパッケージの概要

Neos ChatBOTソリューションパッケージとは、チャットボット(ChatBOT)でよく利用されるシーンをパッケージングしてご提供しているサービスで、その中で社内会議室予約に特化したチャットボットパッケージが会議室予約チャットボットソリューションパッケージです。
会議室予約チャットボット(ChatBOT)は会議室システムと連携し、会議室を対話形式で予約することができます。また会議室の予約のリマインドをチャットでお知らせすることもでき、業務効率化・作業時間短縮に繋がります。
会議室予約チャットボットソリューションパッケージは自社開発したチャットボット開発基盤である「SMART Message BOT」を活用し、言葉の揺らぎにも対応したチャットボット(ChatBOT)を搭載しています。

予約チャットボット

3-2. 会議室予約チャットボットソリューションパッケージの特長とメリット

● 会議をセッティングする業務負担を削減
● ビジネスチャットを導入していない企業様でも、すぐに利用可能
● 導入済みの会議室予約管理システムと連携可能
● 低コスト・スピーディーな導入を実現

4. 会議室予約チャットボットが活躍する活用シーン

では、会議室予約チャットボット(会議室予約ChatBOT)が具体的に活躍できる活用シーンをご紹介します。

会議を簡単にセッティング予約ボット図参加メンバーを指定すれば、空いている日時・会議室を教えてくれるので、大人数の会議も簡単に設定できます。
会議の予約忘れ防止に予約ボットイメージ会議の10分前にチャットボット(ChatBOT)がリマインドで通知するので、会議忘れ防止になります。

5. 会議室予約チャットボット事例

最後に会議室予約チャットボット(会議室予約ChatBOT)の事例をご紹介します。

サービス業 会議室予約チャットボット事例

資料作成に集中していると、いつの間にか会議の開始時間を過ぎていることも…

会議室予約BOTが10分前にお知らせしてくれるから、予約忘れが無くなりました。会議室の場所も都度教えてくれるから、いちいち場所を確認しなくても良くなりました

IT業 会議室予約チャットボット事例

社内ミーティングをセットするたびに、忙しいメンバーの予定と会議室空き状況の確認が必要で、毎回時間がかかってしまう

BOTに参加メンバーを入れるだけで、空き会議室と候補日時を教えてくれるから簡単に予約ができるようになりました

ネオスのチャットボットソリューション

「SMART Message BOT」は、数多くの企業様の
『業務効率向上』『売上アップ』『働き方改革』をチャットボットで支援しています。

弊社が独自開発した「超汎用型チャットボット開発基盤」で、高性能チャットボットを御社で自由にカスタマイズすることができ、 御社の「作りたい!」をカンタンに実現できます! 御社のサービスに合わせた最適なご提案をいたします。

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